Uitdaging

Girl Scouts of Japan is een landelijke organisatie die bestaat uit 47 lokale raden en ongeveer 40.000 leden. De organisatie is lid van de World Association of Girl Guides en Girl Scouts. Dit is de grootste vrijwilligersorganisatie voor meisjes en jonge vrouwen. De Girl Scouts steunen meisjes en jonge vrouwen en bieden buitenschools onderwijs om hen te stimuleren bij hun ontwikkeling.

Als landelijke organisatie moest Girl Scouts of Japan zorgen voor duidelijke communicatie tussen alle leden. Met tal van groepen en leden van verschillende leeftijden was er een efficiënt en veilig bedrijfssysteem nodig om ervoor te zorgen dat alle groepen op één lijn zitten en dat persoonlijke informatie over minderjarigen veilig wordt bewaard. Als koepelorganisatie voor lokale raden bevatten de bestanden van Girl Scouts of Japan persoonlijke gegevens over de meisjes en jonge vrouwen in elke troep en raad, evenals de volwassenen die als hun leiders fungeren. Met locaties verspreid over het land is de bewaking en evaluatie van de effectiviteit van activiteiten belangrijk. Troepleiders en de lokale raad rapporteren aan Girl Scouts of Japan over het aantal deelnemers, de frequentie van evenementen en andere meetgegevens om ervoor te zorgen dat de eigen organisatie zo effectief mogelijk is. Met de beperkte middelen waarover de organisatie beschikte, werd er gezocht naar een oplossing die voor de diverse lokale raden eenvoudig in het hele land kon worden geïmplementeerd.

Verhaal

Girl Scouts of Japan staat er ook voor om zonder angst iets nieuws te proberen en heeft zelf het productpakket van Google voor Non-profitorganisaties in gebruik genomen om de efficiëntie van de vele lokale raden en groepen te bevorderen. De organisatie koos voor Google Workspace om de bedrijfsactiviteiten van de lokale raden op elkaar af te stemmen. Er zijn ook formulieren ingesloten op de eigen website, waardoor Girl Scout-leden via Google Formulieren e-learningprogramma's kunnen volgen. Dankzij de e-learningprogramma's kan een grotere groep leden kennis opdoen over scouting voor meisjes en leiderschapsvaardigheden ontwikkelen. Hoewel het Girl Scouts-programma al meer dan een eeuw bestaat, heeft Girl Scouts of Japan de werkzaamheden gemoderniseerd via toetsen in Google Formulieren, zodat meisjes en jonge vrouwen hun kennis en vaardigheden kunnen verbeteren door badges te verdienen van lokale raden in het hele land.

De medewerkers bij Girl Scouts of Japan hebben allemaal een andere technische achtergrond, maar met producten zoals Formulieren en Spreadsheets kunnen ze makkelijk informatie delen en overzichten maken zonder daarvoor handmatig gegevens op te geven. Aangezien Girl Scouts of Japan een overkoepelende organisatie is voor lokale raden, kunnen deze raden via Google Workspace bepaalde documenten desgewenst alleen delen met gebruikers die toegang hebben tot elke lokale vestiging, waardoor een hogere mate van privacy mogelijk is. Omdat bestanden nu kunnen worden gedeeld door lokale raden, kan elke troep praktische tips, teambuildingactiviteiten en andere activiteiten delen om de werkzaamheden te bevorderen. Met Gmail en de privacyinstellingen van Google zijn de eerdere zorgen over spammail, malware en andere beveiligingsproblemen verminderd. Door de implementatie van Google Sites hebben verschillende lokale raden en leden toegang tot relevante informatie zoals trainingen en handboeken voor troepleiders. Op deze manier kunnen realtime updates en informatie snel worden gedeeld door de lokale raden en leden van Girl Scouts of Japan.

Girl Scouts of Japan heeft met de producten van Google voor Non-profitorganisaties niet alleen de interne bedrijfsactiviteiten weten te verbeteren, maar past Google voor Non-profitorganisaties sinds kort ook toe voor de externe communicatie. De organisatie bouwt actief een online aanwezigheid op met AdGrants en YouTube om nieuwe leden te werven, en te laten zien wat de organisatie voor elkaar heeft gekregen en welke evenementen er zijn georganiseerd. YouTube-video's laten zien wat er wordt gedaan om meisjes en jonge vrouwen meer zelfvertrouwen te geven, zoals teambuilding, samen zingen en zomerkampen.

De organisatie maakt gebruik van Google Maps om informatie te delen en uiteindelijk het aantal mensen dat de evenementen bezoekt te vergroten. Niet-leden die geïnteresseerd zijn in Girl Scouting kunnen op Google Maps eenvoudig evenementen vinden in heel Japan. Er worden ook Google Maps API's gebruikt die beschikbaar zijn via het Earth Outreach-programma om huidige en potentiële nieuwe leden een globaal overzicht te geven van de impact die de organisatie heeft. Er is zelfs een virtuele rondleiding van vijf wereldwijde Girl Scout-locaties samengesteld op basis van een combinatie van Google Maps API's en YouTube. Op deze manier ontstaat een mondiaal perspectief en voelen de leden dat ze deel uitmaken van een grotere, wereldwijde community.

De organisatie gebruikt de tools van Google voor Non-profitorganisaties niet alleen om deze programma's georganiseerd en efficiënt uit te voeren, maar ook om zichtbaarheid te geven aan dit belangrijke werk en meisjes en jonge vrouwen hierdoor aan te moedigen en hoop te geven.

Rumiko Meguro, GSJ-hoofdkantoor, team PR en fondsenwerving

Impact

Als grote landelijke organisatie staat of valt het succes met uitbreiding van de inspanningen. Via een e-learningprogramma (content bepaald door een Google-formulier) hebben meer dan 7000 leden training gevolgd over uiteenlopende onderwerpen, van voorlichting over scouting voor meisjes tot levenslessen. Vanuit financieel oogpunt heeft Google Workspace gezorgd voor beveiligingssystemen van hogere kwaliteit die makkelijk op meerdere locaties kunnen worden geïmplementeerd.

Google Workspace heeft de efficiëntie van de activiteiten aanzienlijk vergroot. Voorheen maakte slechts een gedeelte van het personeel deels gebruik van Google-producten. Google Workspace was toen nog niet in de hele organisatie geïnstalleerd. Er moest daarom met verschillende e-mailaccounts worden gewerkt, wat een beveiligingsrisico kan zijn. Toen de organisatie was overgestapt naar Google Workspace, had elk personeelslid slechts één account voor al zijn of haar werkzaamheden dat overal toegankelijk was. Hierdoor verdween het risico dat de documenten van die medewerker verloren gingen wanneer het dienstverband van die medewerker werd beëindigd. Dankzij Google Workspace kan de organisatie gebruikers intern beheren en het aanzienlijke personeelsbestand snel en efficiënt updaten. Voorheen moest een medewerker die verantwoordelijk was voor het ICT-systeem van de organisatie accountwijzigingsverzoeken, zoals toevoeging van nieuwe leden of verwijdering van het account van een gepensioneerde medewerker, via een spreadsheet aanvragen bij de leverancier. Nu hoeft er minder tijd te worden besteed aan interne processen en is er meer tijd om nog meer meisjes en jonge vrouwen te bereiken en het programma verder te ontwikkelen.

Dankzij de tools van Google voor Non-profitorganisaties heeft de organisatie tevens de zichtbaarheid kunnen vergroten van de organisatie zelf en van de inspanningen om meisjes en jonge vrouwen te ondersteunen in hun ontwikkeling. Voorheen werden evenementen vermeld op een pagina van de website met daarop een lange lijst met tientallen evenementen waar deelnemers doorheen moesten klikken. Met Google Maps kon op hun website een kaart worden ingesloten die in realtime wordt geüpdatet met evenementen. Elk evenement heeft een kleurcode, per maand of per thema (zoals 'Girl Scouts Day'), zodat mensen die geïnteresseerd zijn in Girl Scouting snel plaatselijke evenementen kunnen vinden. Met de integratie van evenementen op Google Maps en weergave van de locatie, is het aantal deelnemers aan evenementen verhoogd met meer dan 18.000 weergaven van de evenementgegevens. Potentiële leden hoeven niet meer te zoeken naar de dichtstbijzijnde bijeenkomst, maar kunnen eenvoudig op de kaart opzoeken waar ze elkaar kunnen ontmoeten.

Essentieel voor het succes van Girl Scouts of Japan is dat het belangrijke werk dat de organisatie verricht, kan worden gedeeld en dat de impact ervan op meisjes en jonge vrouwen zichtbaar kan worden gemaakt. Dankzij Ad Grants is er een betere online aanwezigheid, waardoor nu elke maand meer dan 3000 mensen de website bezoeken. Het aantal bezoekers is in slechts twee maanden met 500% gestegen. Voor wereldwijde campagnes, zoals 'Stop the Violence', zijn er advertenties gemaakt ter bevordering van gendergelijkheid en bescherming tegen geweld. Hiermee moeten deze onderwerpen meer bekendheid krijgen en moet de campagne meer aandacht krijgt in de Japanse media. Op het YouTube-kanaal van de organisatie is een afspeellijst te zien van een teambuildingactiviteit waarbij Girl Scouts 'I'll Think of You' van Kurt Schneider spelen als klapliedje. Veel lokale raden en groepen hebben een video geüpload. Tot nu toe zijn er 43 bijdragen. Deze worden gebruikt om voorbeelden te tonen van de activiteiten van Girl Scouts, en om potentiële nieuwe leden via kaarten en annotaties door te sturen naar de website. Sommige video's zijn al meer dan 20.000 keer bekeken. YouTube is hiermee een belangrijke tool die wordt gebruikt om meisjes en jonge vrouwen te ondersteunen en te emanciperen.

Girl Scouts of Japan beschikt over tientallen programma's, van een programma voor meer zelfvertrouwen dat is ontwikkeld in samenwerking met WAGGGS en DOVE, tot de campagne 'Stop the Violence' om geweld tegen vrouwen een halt toe te roepen, en diverse bijeenkomsten en evenementen in het hele land. De organisatie gebruikt de tools van Google voor Non-profitorganisaties niet alleen om deze programma's georganiseerd en efficiënt uit te voeren, maar ook om zichtbaarheid te geven aan dit belangrijke werk en meisjes en jonge vrouwen hierdoor aan te moedigen en hoop te geven.